nthuan – Blogger

VẠCH TRẦN DÂN CHỨNG TỪ

Chia sẻ
Mời feng đánh giá

Đây là bài viết mình sưu tầm được trên group: LOGISTICS VIETNAM: Vạch trần dân chứng từ.

———————-

🕵️‍♂️Dân OPS thì quá ư là cực nhọc rồi đúng không nè?

Vậy đối với một nhân viên chứng từ thì có cái khó khăn, áp lực và cái thấu khổ nào???

𝘏𝘰̂𝘮 𝘯𝘢𝘺, 𝘮𝘪̀𝘯𝘩 𝘷𝘢̣𝘤𝘩 𝘵𝘳𝘢̂̀𝘯 𝘭𝘶𝘰̂𝘯 𝘯𝘩𝘦́.😁

Nào, chúng ta cùng trải thêm cái chiếu, ngồi hàng huyên tâm sự nghề hén.

————————————

𝗚𝗼́𝗰 𝗸𝗵𝘂𝗮̂́𝘁 𝗰𝘂̉𝗮 𝗻𝗵𝗮̂𝗻 𝘃𝗶𝗲̂𝗻 𝗰𝗵𝘂̛́𝗻𝗴 𝘁𝘂̛̀.

𝗡𝗴𝘂̛𝗼̛̀𝗶 𝘁𝗿𝗼𝗻𝗴 𝗰𝘂𝗼̣̂𝗰 𝘁𝗵𝗶̀ 𝗮́𝗽 𝗹𝘂̛̣𝗰, 𝗻𝗴𝘂̛𝗼̛̀𝗶 đ𝘂̛́𝗻𝗴 𝗻𝗴𝗼𝗮̀𝗶 𝘁𝗵𝗶̀ 𝗺𝗮̂́𝘆 𝗮𝗶 𝘁𝗵𝗮̂́𝘂 𝗵𝗲̂́𝘁.

𝟭. Áp Lực Deadline

Nếu đối với #giao_nhận thì là deadline để lấy hàng nhanh giao cho khách hàng, hoàn thành thủ tục cho kịp chuyến tàu …, thì chứng từ phải hoàn thành hồ sơ sớm để giao cho mấy anh chạy hiện trường, kiểu như đến thời gian chạy rồi, mà hồ sơ còn chưa xong, phải đi in cái này, đi photo cái kia, chuẩn bị cái nọ … mấy anh và sếp cứ dí trong hông ấy. Cũng căng thẳng lắm các bạn ạ.

Deadline tư vấn khách hàng.

Deadline check thông tư, nghị định, chính sách mặt hàng để cung cấp cho Sếp.

Mà hình như khi làm chứng từ #xuất_nhập_khẩu nào cũng có deadline hay sao á, vì đa phần đâu có được chậm trễ đâu.

𝟮. Độ Chính Xác

Việc làm hồ sơ, kiểm tra chứng từ của một nhân viên “đốc” phải thật sự cẩn thận – tỉ mỉ – chính xác. Có khi phải rà cả từng chữ và từng dấu chấm câu luôn.

Trong đầu lúc nào cũng 𝗸𝗵𝗼̂𝗻𝗴 đ𝘂̛𝗼̛̣𝗰 𝘀𝗮𝗶, 𝗸𝗵𝗼̂𝗻𝗴 đ𝘂̛𝗼̛̣𝗰 𝘀𝗮𝗶. Đây là một áp lực rất lớn.

Một tờ khai Hải Quan trước khi truyền phải xem đi xem lại trên dưới 5 lần, có khi truyền tờ khai xong rồi mà còn lo không biết có bị sai sót chỗ nào không.

Ôi, giờ nghĩ tới vẫn còn ám ảnh và áp lực lắm luôn í.

𝟯. Biết Xử Lý Chứng Từ

Chứng từ sai, chứng từ thiếu. Hay có một lý do nào khác. Đặc thù của ngành, thì đây là việc không thể tránh khỏi, nhưng đối với một nhân viên chứng từ thì cần phải giải quyết, xử lý như thế nào cho đúng, cho phù hợp, làm thế nào để giải quyết được sự việc một cách nhanh nhất mà không gây thệt hại và gây ảnh hưởng gì. (Xin phép không nói sâu ạ, vì còn có rất nhiều góc khuất nữa)

Vậy áp lực cao không ạ? Hơi bị khoai nhỉ?

𝟰. Độ Khó Khi Nhập Khẩu Hoặc Xuất Khẩu Một Mặt Hàng Mới.

Chắc có rất nhiều bạn đau đầu về việc phải đi tìm tòi, tìm hiểu về thủ tục nhập nhẩu của 1 mặt hàng mới, mặt hàng mà công ty chưa từng xuất hoặc nhập về lần nào.

Kiểu như thủ tục nhập khẩu về cần phải có các giấy tờ gì? khi đăng ký tờ khai Hải Quan thì cần có gì? rồi đăng ký kiểm tra chuyên ngành thì phải đăng ký ở đâu, thủ tục như thế nào? Rồi HS code không biết áp như vậy đúng chưa? Khi mở tờ khai không biết có bị Hải Quan bát ra không nữa. Một vạn nỗi lo lắng, mà không quẳng gánh lo đi mà vui sống được các bạn ạ.

Mình còn nhớ hồi đó, mỗi lần tiếp nhận những lô hàng có các mặt hàng mới, một phần vui lắm vì mình sẽ biết thêm về thủ tục của 1 mặt hàng mới, một phần cực kỳ lo luôn, tối ngủ mà còn ám ảnh, trong đầu cứ hiện lên các vấn đề về lô hàng, … chính sách mặt hàng, tờ khai HQ, HS code… thậm chí không ngủ được luôn. Việc ám ảnh này chắc các bạn đang làm chứng từ đồng cảm nè, đúng không ạ?

Nhưng sẽ có một ưu điểm, đằng sau cái sự ám ảnh, mất ngủ đó là một kinh nghiệm tuyệt vời sau khi mình hoàn thành xong lô hàng.

Riêng mình, mình cảm thấy rất là vui, vì những cái mà mình bị ám ảnh đó không bao giờ dứt ra khỏi tâm trí mình, nó vẫn theo mình mãi và hỗ trợ rất nhiều trong chặn đường phía sau.

𝟱. Cảm Xúc Tiêu Cực, Chán Nản.

Áp lực rất lớn nếu mình đã check thông tin cẩn thận, cẩn trọng trong nhiều thứ, mà cuối cùng cũng phát sinh lỗi sai, có những lỗi sai mà mình không hiểu lý do tại sao lại để sai như vậy luôn.

Rồi những trouble xảy ra là do lỗi sai của nhân viên chứng từ.

Vừa nghe sự chỉ trích của sếp, của các anh giao nhận, của khách hàng, vừa đối đầu với cảm xúc tự trách bản thân, tại sao có như vậy mà làm cũng để cho sai. Dẫn đến chán nản kinh khủng, cảm xúc tiêu cực ập đến.

Và rồi cũng tự control và lấy lại tin thần chiến tiếp, chứ có buông bỏ được đâu.

Lại hỏi có ai đồng cảm không ạ?

𝟲. Xong Việc, Hết Giờ Làm Rồi Mà Chưa Dám Về

Về thời gian làm quá lố so với giờ hành chính thì dân XNK #Logistics không lạ gì nè, này mình không phân tích tới, vì ngành nghề nào cũng vậy thôi, không phải riêng ngành này mới vậy.

Ở đây mình muốn nói tới cái đặc thù riêng của một nhân viên chứng từ #XNK

Khi các anh OPS phải vật vờ ngoài cảng để xử lý lô hàng bị trouble, thì dân chứng từ cũng không mấy thong thả đâu ạ.

Tụi mình ở nhà cũng thấp thỏm không kém.

Không biết là lô hàng giải quyết có được không?

Nên, dù hết giờ làm việc rồi cũng rán nán lại để nắm tình hình lô hàng cho an tâm, để còn hỗ trợ cho mấy ảnh kịp thời, nếu có sửa đổi bổ sung gì, hoặc chỉ đơn giản là ngồi lại chờ thông quan lô hàng, để lấy mã vạch hỗ trợ mấy ảnh cho nhanh. (chỗ này có vài từ trong ngành, mình cũng có soạn “bộ tiếng lóng trong ngành”, có chia sẻ rồi, và cũng có update thêm nhiều từ mới, nếu bạn nào cần thì có thể comment địa chỉ email, mình gửi tặng nhé).

Tóm lại, dân chứng từ tụi tớ không phải xong nhiệm vụ là xách mông đi về, không care những việc còn lại đâu ạ. Mà các anh OPS đứng trên đống lửa thì tụi em cũng như ngồi trên vỏ sầu riêng đó ạ.😂

Do đó, mình dùng từ “𝘤𝘩𝘶̛𝘢 𝘥𝘢́𝘮 𝘷𝘦̂̀” là vậy.

𝟳. Đội Nắng Dầm Mưa Đi Lấy Hoặc Đưa Chứng Từ

Kể ra chứng từ và giao nhận như một mối liên kết không thể tách rời vậy các bạn ạ.

Lại phải kể đến những lô hàng gấp, gấp, gấp …, nếu không có việc gì cực gấp ở nhà thì dân văn phòng của tụi tui cũng không nỡ ngồi lơ để mấy anh vắt giò lên chạy không kịp đâu ạ.

Ở đây cũng cần có một sự đồng cảm và thấu hiểu cho dân chứng từ nè.

Thật ra, đối với các bạn nữ chỉ ngồi văn phòng thì tay lái yếu lắm (không lụa là như các anh thường xuyên chạy được), rồi bị say nắng nè. À, này không phải tiểu thư nha, nói để các bạn hiểu hơn nhé, vì bạn nào chạy ngoài nắng thì đã quen với môi trường rồi, còn các bạn nữ nào yếu, hồi giờ chỉ ngồi máy lạnh, lâu lâu chạy đi mưa đi nắng là về bệnh ngay, kiểu không quen á, nên các anh cũng hiểu dùm nhé, chứ cũng tội cho các bạn nữ tụi tớ ngen. Chưa hết nhé, còn hay bị lạc đường nữa chớ, vì đâu có thường xuyên đi, có khi một đoạn đường mấy anh chạy có 15 phút thui, nhưng cho 1 bạn không biết đường chạy, có khi cũng cả tiếng hơn.

Do cũng vừa chậm, lại vừa nhầm nên dân chứng từ tụi mình cũng cần lắm một sự thấu hiểu các anh ạ.☺️

À, 𝐧𝐨́𝐢 đ𝐞̂́𝐧 đ𝐚̂𝐲 𝐭𝐡𝐢̀ 𝐦𝐢̀𝐧𝐡 𝐜𝐮̃𝐧𝐠 𝐜𝐨́ 𝐦𝐨̣̂𝐭 𝐜𝐡𝐮́𝐭 𝐧𝐡𝐚̆́𝐜 𝐧𝐡𝐞̣ 𝐜𝐚́𝐜 𝐛𝐚̣𝐧 𝐧𝐮̛̃ 𝐦𝐚̀ 𝐜𝐡𝐮𝐚̂̉𝐧 𝐛𝐢̣ đ𝐢 𝐥𝐚̀𝐦 𝐡𝐨𝐚̣̆𝐜 𝐦𝐨̛́𝐢 đ𝐢 𝐥𝐚̀𝐦 𝐢́. 𝐂𝐮̃𝐧𝐠 𝐧𝐞̂𝐧 𝐫𝐞̀𝐧 𝐥𝐮𝐲𝐞̣̂𝐧 𝐯𝐚̀ 𝐜𝐡𝐚̂́𝐩 𝐧𝐡𝐚̣̂𝐧 𝐦𝐨̣𝐢 𝐭𝐡𝐮̛̉ 𝐭𝐡𝐚́𝐜𝐡 𝐭𝐫𝐨𝐧𝐠 𝐧𝐠𝐡𝐞̂̀ 𝐧𝐡𝐞́, 𝐩𝐡𝐚̉𝐢 𝐭𝐫𝐚̉𝐢 𝐧𝐠𝐡𝐢𝐞̣̂𝐦 𝐜𝐨̂𝐧𝐠 𝐯𝐢𝐞̣̂𝐜 𝐜𝐮̉𝐚 𝐜𝐚́𝐜 𝐚𝐧𝐡 𝐎𝐏𝐒, 𝐧𝐞̂́𝐦 𝐭𝐫𝐚̉𝐢 𝐜𝐚́𝐢 𝐧𝐚̆́𝐧𝐠, 𝐜𝐚́𝐢 𝐠𝐢𝐨́, 𝐜𝐚́𝐢 𝐜𝐮̛̣𝐜 𝐜𝐮̉𝐚 𝐜𝐚́𝐜 𝐚𝐧𝐡 𝐭𝐡𝐢̀ 𝐦𝐢̀𝐧𝐡 𝐦𝐨̛́𝐢 𝐭𝐡𝐚̂́𝐮 𝐡𝐢𝐞̂̉𝐮 𝐡𝐞̂́𝐭 𝐯𝐚̀ 𝐜𝐮̃𝐧𝐠 𝐥𝐚̀ 𝐦𝐨̣̂𝐭 𝐜𝐨̛ 𝐡𝐨̣̂𝐢 𝐫𝐚̂́𝐭 𝐥𝐨̛́𝐧 đ𝐞̂̉ 𝐫𝐞̀𝐧 𝐥𝐮𝐲𝐞̣̂𝐧 𝐜𝐡𝐨 𝐜𝐡𝐢́𝐧𝐡 𝐦𝐢̀𝐧𝐡.

Còn tiếp cái thứ 8,9,10 … Nhưng sợ bị nói là “sướng sao không kể, khổ thì cứ bêu ríu”

Nên đừng ở đây các bạn hén!

————————————

Mình nhắc lại ngen: mình có 1 bài rất dài viết về những cái cực khổ của dân OPS rồi, và cùng với bài này là những chia sẻ từ kinh nghiệm thực tế mình đã trả qua. 𝗞𝗵𝗼̂𝗻𝗴 𝘃𝗼̛́𝗶 𝗺𝘂̣𝗰 đ𝗶́𝗰𝗵 𝘁𝗵𝗮𝗻 𝗸𝗵𝗼̂̉ 𝘃𝗼̛́𝗶 𝗻𝗴𝗵𝗲̂̀, 𝘃𝗶̀ 𝗵𝗶𝗲̣̂𝗻 𝘁𝗮̀𝗶 𝗺𝗶̀𝗻𝗵 𝘃𝗮̂̃𝗻 𝘆𝗲̂𝘂 𝗻𝗴𝗵𝗲̂̀, 𝗻𝗵𝗶𝗲̣̂𝘁 𝗵𝘂𝘆𝗲̂́𝘁 𝘃𝗼̛́𝗶 𝗻𝗴𝗵𝗲̂̀, 𝘃𝗮̀ 𝗺𝗶̀𝗻𝗵 𝗯𝗶𝗲̂́𝘁 𝗰𝗵𝗮̆́𝗰 𝗰𝗵𝗮̆́𝗻 𝘀𝗮𝘂 𝗺𝗼̂̃𝗶 𝗰𝗮́𝗶 𝗸𝗵𝗼́ 𝗻𝗵𝗼̣𝗰 𝗹𝘂𝗼̂𝗻 𝗹𝘂𝗼̂𝗻 𝘀𝗲̃ 𝗹𝗮̀ 𝗺𝗼̣̂𝘁 𝗸𝗲̂́𝘁 𝗾𝘂𝗮̉ 𝘅𝘂̛́𝗻𝗴 đ𝗮́𝗻𝗴.❤️

————————————-

🎯Qua đây mình cũng tóm tắt sơ lượt những đặc thù của một nhân viên chứng từ, bạn nào là nhân viên mới hoặc sắp vào nghề thì có thể tham khảo và thích ứng dần dần để khỏi bỡ ngỡ nha:

– 𝑁ℎ𝑎̂𝑛 𝑣𝑖𝑒̂𝑛 𝑐ℎ𝑢̛́𝑛𝑔 𝑡𝑢̛̀ 𝑝ℎ𝑎̉𝑖 𝑡𝑖𝑒̂́𝑝 𝑛ℎ𝑎̣̂𝑛 𝑣𝑎̀ 𝑥𝑢̛̉ 𝑙𝑦́ 𝑘ℎ𝑜̂́𝑖 𝑙𝑢̛𝑜̛̣𝑛𝑔 𝑐𝑜̂𝑛𝑔 𝑣𝑖𝑒̣̂𝑐 𝑐𝑢̛̣𝑐 𝑛ℎ𝑖𝑒̂̀𝑢.

– 𝑃ℎ𝑎̉𝑖 ℎ𝑖𝑒̂̉𝑢 𝑟𝑜̃ 𝑐ℎ𝑖 𝑡𝑖𝑒̂́𝑡 𝑐𝑜̂𝑛𝑔 𝑣𝑖𝑒̣̂𝑐 𝑚𝑖̀𝑛ℎ đ𝑎𝑛𝑔 𝑙𝑎̀𝑚, 𝑘ℎ𝑜̂𝑛𝑔 ℎ𝑖𝑒̂̉𝑢 𝑚𝑜̛ ℎ𝑜̂̀, 𝑘ℎ𝑜̂𝑛𝑔 𝑛𝑔ℎ𝑖̃, 𝑘ℎ𝑜̂𝑛𝑔 𝑡𝑢̛𝑜̛̉𝑛𝑔, 𝑘ℎ𝑜̂𝑛𝑔 ℎ𝑖𝑒̂̉𝑢 𝑠𝑜̛ 𝑠𝑜̛ 𝑟𝑜̂̀𝑖 𝑙𝑎̀𝑚 đ𝑎̣𝑖.

– 𝐿𝑎̀𝑚 𝑣𝑖𝑒̣̂𝑐 𝑡ℎ𝑎̣̂𝑡 𝑡𝑎̣̂𝑝 𝑡𝑟𝑢𝑛𝑔, 𝑐𝑎̂̉𝑛 𝑡ℎ𝑎̣̂𝑛, 𝑡𝑖̉ 𝑚𝑖̉, ℎ𝑎̣𝑛 𝑐ℎ𝑒̂́ 𝑡𝑜̂́𝑖 𝑢̛𝑢 𝑠𝑎𝑖 𝑥𝑜́𝑡.

– 𝑇𝑢̛ 𝑑𝑢𝑦 𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐, 𝑏𝑖𝑒̂́𝑡 𝑙𝑒̂𝑛 𝑘𝑒̂́ ℎ𝑜𝑎̣𝑐ℎ 𝑣𝑎̀ 𝑐ℎ𝑢̉ đ𝑜̣̂𝑛𝑔 𝑠𝑎̆́𝑝 𝑥𝑒̂́𝑝 𝑐𝑜̂𝑛𝑔 𝑣𝑖𝑒̣̂𝑐.

– 𝑇𝑖𝑛ℎ 𝑡ℎ𝑎̂̀𝑛 𝑡ℎ𝑒́𝑝, 𝑐ℎ𝑖̣𝑢 𝑎́𝑝 𝑙𝑢̛̣𝑐 𝑐𝑜̂𝑛𝑔 𝑣𝑖𝑒̣̂𝑐 𝑐𝑎𝑜.

– 𝐿𝑢𝑦𝑒̣̂𝑛 𝑡𝑎̣̂𝑝 đ𝑒̂̉ 𝑐𝑜́ 𝑡ℎ𝑒̂̉ 𝑐𝑜𝑛𝑡𝑟𝑜𝑙 đ𝑢̛𝑜̛̣𝑐 𝑐𝑎̉𝑚 𝑥𝑢́𝑐 𝑡𝑖𝑒̂𝑢 𝑐𝑢̛̣𝑐, 𝑙𝑎̂́𝑦 𝑙𝑎̣𝑖 𝑡𝑖𝑛ℎ 𝑡ℎ𝑎̂̀𝑛 𝑠𝑎𝑢 𝑘ℎ𝑖 𝑐ℎ𝑖̣𝑢 𝑎́𝑝 𝑙𝑢̛̣𝑐 𝑡𝑢̛̀ 𝑆𝑒̂́𝑝, 𝑡𝑢̛̀ 𝑘ℎ𝑎́𝑐ℎ ℎ𝑎̀𝑛𝑔 𝑣𝑎̀ 𝑡𝑢̛̀ 𝑐𝑜̂𝑛𝑔 𝑣𝑖𝑒̣̂𝑐.

– 𝐶𝑜́ 𝑡ℎ𝑎́𝑖 đ𝑜̣̂ 𝑡𝑜̂́𝑡 𝑡𝑟𝑜𝑛𝑔 𝑐𝑜̂𝑛𝑔 𝑣𝑖𝑒̣̂𝑐. 𝐾𝑒̂́𝑡 ℎ𝑜̛̣𝑝 𝑡𝑜̂́𝑡 𝑣𝑜̛́𝑖 đ𝑜̂̀𝑛𝑔 𝑛𝑔ℎ𝑖𝑒̣̂𝑝, 𝑣𝑜̛́𝑖 𝑐𝑎́𝑐 𝑣𝑖̣ 𝑡𝑟𝑖́ 𝑙𝑖𝑒̂𝑛 𝑞𝑢𝑎𝑛.

– 𝐿𝑢𝑜̂𝑛 𝑢𝑝𝑑𝑎𝑡𝑒 𝑡ℎ𝑜̂𝑛𝑔 𝑡𝑢̛, 𝑛𝑔ℎ𝑖̣ đ𝑖̣𝑛ℎ, 𝑡ℎ𝑜̂𝑛𝑔 𝑡𝑖𝑛 𝑚𝑜̛́𝑖.

– 𝑆𝑒̃ 𝑐𝑜́ 𝑛ℎ𝑖𝑒̂̀𝑢 𝑠𝑢̛̣ 𝑣𝑜̂ 𝑙𝑦́, 𝑠𝑒̃ 𝑎̂́𝑚 𝑢̛́𝑐, 𝑡𝑢𝑜̂̉𝑖 𝑡ℎ𝑎̂𝑛 𝑣𝑎̀ “𝐶𝑟𝑦” 𝑙𝑖𝑒̂𝑛 𝑡𝑢̣𝑐.

————————–

🎗Đó là những chia sẻ nhỏ, mình rút ra từ những năm đã trải qua vị trí chứng từ, dù ở bất kỳ vị trí nào, dù ngành nghề nào đi nữa, thì 𝗸𝗵𝗶 𝗹𝗮̀𝗺 𝘃𝗶𝗲̣̂𝗰 𝗵𝗮̃𝘆 𝗻𝗴𝗵𝗶̃ 𝗺𝗶̀𝗻𝗵 𝗹𝗮̀𝗺 𝘃𝗶𝗲̣̂𝗰 𝗰𝗵𝗼 𝗺𝗶̀𝗻𝗵, đ𝘂̛̀𝗻𝗴 𝗻𝗴𝗵𝗶̃ 𝗺𝗶̀𝗻𝗵 𝗹𝗮̀𝗺 𝘃𝗶𝗲̣̂𝗰 𝗰𝗵𝗼 𝗦𝗲̂́𝗽.

✌️Vẫn cứ câu nói “Tính toán quá mất dzui”.😇

Lúc đó tự nhiên kết quả tốt sẽ tự đến với mình các bạn ạ.

——————————-

𝗧𝗲𝗮𝗺 𝟴𝗫 𝗵𝗶𝗲̣̂𝗻 𝘃𝗮̂̃𝗻 đ𝗮𝗻𝗴 đ𝗮𝗺 𝗺𝗲̂ 𝘃𝗼̛́𝗶 𝗻𝗴𝗮̀𝗻𝗵 𝗰𝗼̀𝗻 𝗿𝗮̂́𝘁 𝗻𝗵𝗶𝗲̂̀𝘂 đ𝘂́𝗻𝗴 𝗸𝗵𝗼̂𝗻𝗴 𝗮̣?

Cảm ơn bạn vì đã đọc bài viết.

Trân Trọng.

nguồn: https://www.facebook.com/groups/751699098197946/user/1538806340

Cuối bài

  • Đọc thêm nhiều bài viết khác của nthuan
  • Theo dõi fandpage của tôi tại đây

Leave a Comment

Your email address will not be published.